石狮市档案局
石狮市人民政府农业办公室
狮档〔2016〕13号
石狮市档案局 石狮市人民政府农业办公室
关于印发石狮市农村土地承包经营权确权
登记颁证档案管理实施方案的通知
各镇人民政府:
为贯彻落实农村土地承包法律政策,确保农村土地承包经营权确权登记颁证(以下简称承包地确权)档案资料完整、准确、系统与安全,根据《档案法》、《农村土地承包法》、《农业部国家档案局关于印发〈农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法〉的通知》(农经发[2014]12号)、《福建省档案局关于印发〈福建省农村土地承包经营权确权登记档案整理办法〉的通知》(闽档[2015]44号])的要求,结合我市实际,制定了《石狮市农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施方案》,现印发给你们,请遵照执行。
石狮市档案局 石狮市人民政府农业办公室
2016年11月23日
石狮市农村土地承包
经营权确权登记颁证档案管理实施方案
为贯彻落实农村土地承包法律政策,确保农村土地承包经营权确权登记颁证(以下简称承包地确权)档案资料完整、准确、系统与安全,根据《档案法》、《农村土地承包法》、《农业部国家档案局关于印发〈农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法〉的通知》(农经发[2014]12号)、《福建省档案局关于印发〈福建省农村土地承包经营权确权登记档案整理办法〉的通知》(闽档[2015]44号])的规定,结合我市实际,制定本方案。
一、承包地确权档案定义
本方案所称的承包地确权档案是指在农村土地承包经营权确权登记颁证工作中形成的,具有保存价值的以文字、图表、声像、电子数据等形式和载体的历史记录。
二、组织领导
石狮市人民政府农业办公室(以下简称市农办或市确权办)负责对本级承包地确权档案工作的组织协调,将档案工作纳入承包地确权工作中。各镇是本辖区承包地确权工作的责任主体,要加强对镇、村确权档案工作的组织领导,指定专人负责做好承包地确权文件材料的收集、归档、保管和移交工作。市档案局(馆)负责对承包地确权文件材料的形成、积累、归档和移交工作进行业务指导。外包公司应按要求认真做好承包地确权文件材料的收集、整理归档和数字化工作。
三、归档整理原则
(一)统一领导、集中管理
承包地确权档案工作要坚持统一领导、分级实施、分类管理、集中保管的原则。按市、镇、村(居)三级建档。市农办、各镇、村(居)要做好归档材料收集工作,并在承包地确权工作完成2个月内,由市农办统一安排做好归档工作。市农办保存一套完整的全市承包地确权档案(原件)。
(二)立档单位
承包地确权工作是在市政府统一领导下开展的,工作中形成的档案资料属专门档案,立档单位分别为市农办、各镇、村(居)。
(三)文件材料收集范围、分类和保管期限
收集范围:按照《福建省档案局关于印发福建省农村土地承包经营权确权登记档案管理办法的通知》(闽档[2015]44号)文件规定的归档范围进行收集。
分 类:承包地确权档案分综合管理类(GL)、确权登记颁证类(DJ)、特殊载体类(TS)。
保管期限:承包地确权档案(原件)保管期限分为永久、30年、10年。
(四)档案验收
市农办、市档案局将组成承包地确权档案验收小组,对承包地确权档案整理工作进行验收,省农业厅和省档案局将进行抽查。
(五)档案移交
市农办应在承包地确权档案通过验收后,6个月内移交给市档案局(馆)保管。
四、质量要求
1、归档文件应确保真实有效、字迹工整、数据准确、图样清晰,签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备。
2、书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。
3、照片、录音(像)材料要确保载体有效;电子文件和使用信息系统采集、贮存的专业数据及航空(卫星)照片、遥感数据应用不可擦写光盘及硬盘脱机保存。
4、遵守《保密法》及国家有关保密规定,做好保密工作,确保不泄密。
五、整理方法
根据《福建省档案局关于印发福建省农村土地承包经营权确权登记档案管理办法的通知》(闽档[2015]44号)文件要求,承包地确权档案按照〈文书档案案卷格式〉(DB/9705-2008)的标准要求进行管理,按“卷”进行组卷、装订。
(一)综合管理类
综合管理类档案分为市农办、镇、村(居)三级,分别整理。采用年度——保管期限进行分类。如:
2016——石狮市农办(综合管理类)——永久
2016——石狮市**镇(综合管理类)——永久
1.市农办按归档材料形成时间先后顺序进行排序整理,具体归档范围和档案保管期限见下表。
序号
归档范围
保管
期限
1
市政府及相关部门承包地确权工作会议记录、纪要
永久
2
市政府关于成立承包地确权工作领导小组及职责分工文件
永久
3
市政府及本部门印发的关于承包地确权工作的意见、办法、通知等
永久
4
市政府及本部门关于承包地确权工作实施方案
永久
5
市政府及本部门关于承包地确权工作请示及上级的批复、批示
永久
6
市政府及本部门有关承包地确权工作报告、总结、统计报表
永久
7
市政府及本部门召开的确权工作会议通知、领导讲话、交流材料等
永久
8
本市承包地确权工作成果验收材料
永久
9
上级下发的承包地确权工作政策性文件
永久
10
本级承包地确权工作一般性调研、宣传培训、文件材料
10年
11
上级普发的承包地确权工作一般性文件
10年
12
上级召开的承包地确权工作会议通知、领导讲话、会议纪要等会议材料
10年
13
确权工作招投标、中标文件材料及签订合同、保密责任书、保密承诺书等
永久
14
承包地确权信访、纠纷调解、仲裁工作中形成的原始记录、调处协议书、裁定仲裁及有关证明材料
永久
2.各镇按归档材料形成时间先后顺序进行排序整理,具体归档范围和档案保管期限见下表。
序号
归档范围
保管
期限
1
本镇承包地确权工作会议记录、纪要
永久
2
本镇成立承包地确权工作领导机构、工作小组及责任分工文件
永久
3
本镇承包地确权工作方案、重要性业务文件
永久
4
本镇召开承包地确权工作会议通知、领导讲话、简报
永久
5
本镇承包地确权工作验收、报告、总结、统计报表
永久
6
本镇承包地确权信访、纠纷调解、仲裁形成的协议书及有关证明材料
永久
7
本镇承包地确权一般性文件、宣传培训资料
10年
8
上级普发的承包地确权工作方针、政策性文件、会议文件及需贯彻执行的一般性文件材料
10年
3.村级按归档材料形成时间先后顺序进行排序整理,具体归档范围和档案保管期限见下表。
序号
归档范围
保管
期限
1
本村村民会议或村民代表会议关于承包地确权问题的决议、会议记录
永久
2
本村成立的承包地确权领导小组、工作小组名单
永久
3
本村关于承包地确权工作实施方案、村组承包土地调整方案
永久
4
本村承包地确权情况核实公示、公告及村民反映问题登记
永久
5
本村承包地确权工作统计表、总结、汇报材料
永久
6
本村有关土地承包、土地确权登记纠纷调解文件材料
永久
(二)确权登记类档案
确权登记类档案分为市、镇、村(居)三级,分别整理,保管期限为永久。市级留存原件,镇、村(居)或为原件或复印件。各镇档案进馆顺序、各村(居)案卷排序按土地确权编码进行。确权登记类中综合性的材料,以镇或村(居)为单位,按问题整理,镇或村(居)为一卷。
确权登记类中承包户确权档案,将一户相关材料集中在一起,“一户为一档”。
采用年度—机构(问题)—保管期限进行分类。如:
2016——石狮市农办(确权登记类)——永久
2016——石狮市**镇(确权登记类)——永久
2016——石狮市**镇**村(确权登记类)——永久
1.文件材料归档范围及档案保管期限
综合性材料
1
全市或镇、村土地承包情况汇总表
永久
2
农村土地经营权证领取、发放(核发、补发、注销)登记表、花名册(需有领取人签字)
永久
3
农村土地承包经营权调查汇总表
永久
4
工作底图、调查草图、地块分布图、数字正射影像图、地籍地形图、土地承包经营空间位置图
永久
一户一档材料
1
承包户土地承包合同
永久
2
农户土地承包经营权登记申请、声明、委托书、户籍身份信息等
永久
3
农村土地承包经营权登记簿
永久
4
土地承包经营权调查表、摸底表
永久
5
发包方调查表
永久
6
承包方调查表
永久
7
承包地块调查表
永久
8
现场勘查确认登记表
永久
9
农村土地承包经营权调查信息公示表
永久
10
农村土地承包经营权公示结果归户表
永久
11
农村土地承包经营权调查成果检查验收记录、报告
永久
12
农村土地承包经营权登记核准文件或审批表登记
永久
13
登记发证原始材料包括承包合同、合同变动、转让、解除,承包经营权证和经营权属变更、注销等材料
永久
14
承包确权信息管理系统备份数据
永久
2.相关要求
(1)综合性材料归档
确权登记过程中综合性的统计表、汇总表、花名册及图表、公示等,无法归入具体承包户案卷中的,如:土地承包情况汇总表,经营权证发放登记表,工作底图、调查草图、地块分布图、数字正射影像图、地籍地形图、土地承包经营空间位置图等,对此类材料,以镇、村(居)为单位装订一卷或数卷。
(2)“一户一档”材料排列
将涉及承包户的土地承包确权相关的合同、申请表、登记表、调查表等材料集中一起,“一户一档”,按上述表格归档材料排列顺序进行整理归档,装入盒内保存。市、镇不再重复立卷。
(三)特殊载体类档案
1.照片档案。按《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》规定整理归档。照片和图片应当配有文字说明,标明时间、地点、人物或事由,一本相册为一卷。
2.录音(像)档案。按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15—1995)规定整理归档,一盒(张)为一卷,内附说明,标识清楚。
3.电子文件档案。按《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)要求整理归档,土地确权登记信息管理备份数据、确权系统数据库、测量数据文件、航空(卫星)照片、遥感数据、元数据及调查成果的电子数据等电子文件,采取安全方式备份保存。
六、文件材料组卷
(一)综合管理类
市、镇、村(居)分别按照本级收集的承包地确权材料,按年度、区分保管期限后,将同一年度、同一保管期限的文件材料按量多与少分别组成一卷或若干卷。一般厚薄是10mm或15mm。
(二)确权登记类
综合性材料和“一户一档”,分开组卷。
七、卷内文件编号
一卷案卷,要按卷内文件排列顺序,凡文件上有文字包括图表的正面右上角,背面的左上角都要编页号(文件没有正文,仅注明抄报单位等内容的,也须编码)。对照片和声像等特殊载体的,要在装具上或材料的背面逐件编号。
八、卷内文件目录
卷内文件目录(样式详见附表4、表5)是介绍卷内文件的成份与内容。案卷内每份文件要逐件按目录所列项目认真准确填写。对于请示与批复的文件要分别编目,转发与被转发件,只编录转发件。
1.顺序号:填写卷内文件排列先后序号,以1、2、3、4…数字表示。
2.责任者:填写文件材料的发文单位或个人。
(1)填写全称或通用简称。如:“石狮市人民政府”、 “石狮市政府”。
(2)以落款(盖章)单位为准,不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。
(3)报表的责任者,应填写填报单位,即盖章单位,而不是报表的印制或发送单位。
(4)多个单位联合发文,只填写两个单位,然后加“[等]”。
(5)请示与批复、函与复函作为2份文件,要分别填写。
(6)农村农户确权登记档案中的发包方或承包方调查表等,责任者填写调查的乡(镇)或村委员、社区。
3.文号:填写文件的发文字号。如:狮委办〔2016〕50号。
(1)联合发文,填写主办单位文号。
(2)期刊类文件,如简报、信息、动态、杂志等,填写期刊号。
(3)转发与被转发,填写转发的文号。对直接在请示、报告原件上批复、批示的,填写请示、报告的文号。
4.题名:填写文件标题。
(1)凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的,应照原题名填写,不得随意更改或简化。
(2)文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的,要根据文件内容自拟题名(包括补充和改换题名),自拟的题名要外加 [ ]符号。如下:
①原题名只有“通知”或“函”等,应根据文件内容补充拟写文件事由,以便查阅。如:通知[关于XXX任免的通知]。
②文件题名中以发文字号代替文件内容的。如:“关于贯彻落实狮委办〔2016〕50号文件的通知”,从文件题名中看不出文件的内容,狮委办〔2016〕50号是 “中共石狮市委办公室 石狮市人民政府办公室关于印发《石狮市全面推进农村土地承包经营权确权登记颁证工作实施方案》的通知”的文件,填写题名时,应补充为“关于贯彻落实狮委办〔2016〕50号文件[石狮市全面推进农村土地承包经营权确权登记颁证工作实施方案]的通知”。
③对没有另行文批复,直接在请示或报告文件上作批示或批复的,可在请示或报告件题名后补充。如“关于购买复印机的请示[批复]”。
④正件与附件为一件时,如附件多,内容比正件重要,又是单件装订,附件的题名要依次列出,题名前加“附件×”。
5.日期:填写文件材料形成的时间,以8位阿拉伯数字标注。如:2016年1月6日,填写为“20160106” 。
6.页号:填写每份文件所在的起始张号,最后一份文件要填起、止号。
7.备注:填写文件需要补充和说明的情况,包括文件密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
九、备考表
对一案卷需说明的,如卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,要在备考表(详见附表9)标明。无需说明的,应由立卷人、案卷审核检查人签名,并填上立卷时间,以明确责任。签字必须用钢笔或盖个人印章,严禁用打印机直接打印。
盒内文件情况说明:
整理人:
检查人:
年 月 日十、修整
案卷装订前,要对破损归档材料进行修补或托裱;字迹模糊和易褪变的文件、传真等,要加于复印保存,并去除易锈蚀的金属物。
十一、装订
一般采用三孔一线的方法装订。装订材料顺序是卷皮、卷内文件目录、归档材料、备考表,按左、下齐进行装订。对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物,可以不拆除。对综合管理类采用硬卷皮(样式见表1),对确权登记类中的“一户一档”采用软卷皮(样式见表2),卷皮外形尺寸,设有封皮和封底,封皮和封底采用长宽310mm×220mm规格。“一户一档”装订后,还要装在档案盒(样式见表3)里,卷盒外形尺寸采用长宽310mm×220mm规格,其厚度可根据需要分别设置30 mm、 40 mm或 50 mm的规格。不同镇或同一镇不同村的档案不要装在同一盒子里。
十二、题名
题名是一卷案卷的名称。由“作者—问题—名称” 构成,要简明扼要。
1.综合管理类案卷题名。如市确权办的案卷有如下材料:(1)市人民政府关于加快推进农村土地承包经营权确权登记颁证工作的通知;(2)市确权办关于承包地确权工作实施方案、报告;(3)市政府关于承包地确权工作总结等;标题应是“石狮市人民政府农业办公室关于承包地确权工作方案、总结、通知。责任者三个以上的只标出主要的责任者,文件名称三个以上的,标出主要文件的名称。
2.确权登记类案卷题名。如**镇**村某承包户确权登记案卷,题名:石狮市**镇**村×××(承包方代表名称)农村土地承包经营权确权登记颁证材料。
十三、案卷封面填写
案卷封面填写项目:全宗名称、类别名称、标题、文件起止日期、卷内文件件数、页码数、保管期限、归档号等。
全宗名称是立档单位名称,如石狮市**镇
类别名称填写案卷的具体类别。填写“综合管理类”或“确权登记类”。
卷内文件数、页数是卷内文件材料份数和总页数,不包括卷内文件目录和备考表。
文件起止日期是卷内文件形成最早和最晚的时间。
归档号是立档单位填写,同一立档单位一年中同类、同一保管期限的案卷排序号。如石狮市**镇承包地确权档案“综合管理类”永久保管的有6卷,就从1始编至6结束;“确权登记类”档案有689卷,也从1始编至689结束。归档号不得断号,重号,跳号。
目录号为3位数,是一个全宗内每本目录所编序列的代号。
案卷号是立档单位向档案馆移交后由档案馆填写的。
承包地确权档案档号格式为:全宗号—类别号1…n—案卷号。
类别号分别为:综合管理类(GL)、确权登记类(DJ)、特殊载体类(TS),分别各取类别名“管理”、“登记”、“特殊”两个字第一个拼音字母,1…n表示该全宗这类别档案第几本目录。如,0024—DJ2-0568,表示石狮市**镇土地承包确权登记类档案第二本目录第568号案卷。
十四、案卷排列
案卷排列按“年度—问题—保管期限”, 将综合管理类和确权登记类整合一起,先综合管理类、后确权登记类,按照市、镇、村(居)、组进行顺序。如先排县级的综合管理类、确权登记类档案,再排第一个镇的综合管理类、确权登记类(综合性在前、“一户一档” 后)档案,后排该镇第一个村第一个村民小组的综合管理类、确权登记类,之后,第二个村民小组综合管理类、确权登记类……。以此类推,一个镇结束后,再接下一个镇。不同镇及同一个镇的不同村(居)、组先后顺序按照《农村土地承包经营权要素编码规则》(NY/T2538---2014)的发包方编码方法。
十五、检索工具的编制
文件材料整理归档后,要编制检索工作,也就是案卷目录和全引目录,以方便保管、利用等工作。
1.案卷目录(综合管理类样式见表6、确权登记类样式见表7)填写内容
案卷号是立档单位向档案馆移交后由档案馆填写的,归档号是立档单位填写,案卷名称是填写案卷标题;起止日期是填写案卷内文件最早和最晚的时间;卷内件数是案卷内所有文件的份数,一卷案卷内有10份文件,件数是10;卷内数量是一卷档案的页数,不包括卷内目录和卷内备考表;保管期限是案卷确定的保管年限,永久或10年;备注是案卷需要说明的事项。
2.全引目录(样式见表8)填写内容
实际上是案卷目录和卷内文件目录的结合体。
附表: 1.综合管理类案卷硬皮封面样式
2.确权登记类(一户一档)案卷软皮封面样式
3.确权登记类档案卷盒样式
4.综合管理类卷内目录样式
5.确权登记类(一户一档)卷内目录样式
6.综合管理类案卷目录样式
7.确权登记类(一户一档)案卷目录样式
8.全引目录样式
9.备考表样式
附表1:综合管理类案卷硬皮封面样式
案卷硬皮封面
(全 宗 名 称)
综合管理类或确权登记类
石狮市人民政府农业办公室关于承包地确权工作方案、总结、通知
自 年 月 日至 年 月 日
保管期限
永久或
(10年)
本卷共 件 页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
附表2:确权登记类(一户一档)案卷软皮封面样式
案卷软皮封面
(填写:全 宗 名 称)
确权登记类
石狮市××镇××村×××(承包方名称)土地承包经营权确权登记颁证材料
自 年 月 日至 年 月 日
保管期限
永久
本卷共 件 页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
附表3:确权登记类档案卷盒样式
卷盒样式
(全宗名称)
石狮市确权办
卷盒脊背样式
全宗号
年 度
2016
保管期限
永久
机构(问题)
DJ
起
止
件
号
室
1-20
馆
盒 号
1
附表4:综合管理类卷内目录样式
卷 内 文 件 目 录
顺序号
责任者
文号
题 名
日 期
页数
备注
1
中共石狮市委办公室 石狮市人民政府办公室
狮委办
〔2016〕50号
中共石狮市委办公室 石狮市人民政府办公室关于印发《石狮市全面推进农村土地承包经营权确权经营权登记颁证工作实施方案》的通知
20160602
1-
2
石狮市农村土地承包经营权确权登记颁证工作领导小组
狮确权[2016]1号
关于印发《石狮市农村土地承包经营权确权登记颁证工作考评方案》的通知
20161017
6-
…
10
92-100
附表5:确权登记类(一户一档)卷内目录样式
卷 内 文 件 目 录
顺序号
责任者
文号
题 名
日 期
页数
备注
1
承包户代表名称;
乡(镇)村委会
承包户土地承包合同
20160328
1-
2
承包户代表名称
农户土地承包经营权登记申请
20160000
4-
3
乡(镇)村委会
农村土地承包经营权登记簿
20160000
12-
4
乡(镇)村委会
土地承包经营权调查表、摸底表
20160000
26-
5
乡(镇)村委会
发包方调查表
20160000
28-
…
乡(镇)村委会
承包方调查表
10
50-62
附表6:综合管理类案卷目录样式
案 卷 目 录
所属部门: 石狮市农办 年度:2016
案卷号
归档号
案 卷 名 称
起 止 日 期
卷内数量
保管
期限
备注
件
张
1
石狮市农办关于承包地确权工作方案、总结、通知
2016年 1月 10日至
2016年12 月28 日
10
100
永久
2
……
10
附表7:确权登记类(一户一档)案卷目录样式
案 卷 目 录
所属部门: 石狮市永宁镇前埔村 年度:2016
案卷号
归档号
案 卷 名 称
起 止 日 期
卷内数量
保管
期限
备注
件
张
1
石狮市永宁镇前埔村XXX(承包方名称1)土地承包经营权确权登记颁证材料
2016年 2月 10日
至2016年5 月28 日
8
20
永久
2
石狮市永宁镇前埔村XXX(承包方名称2)土地承包经营权确权登记颁证材料
2016年 2月 10日
至2016年4 月20 日
5
16
永久
……
10
附表8:全引目录样式
全引目录(卷内文件目录)
案卷号
归档号
案 卷 题 名
起止
日期
卷内文件页数
保管
期限
备 注
1
石狮市农办关于承包地确权工作方案、总结、通知
20160328
100
永久
20161225
责任者
文件编号
文件题名
文件日期
页号
备注
中共石狮市委办公室 石狮市人民政府办公室
狮委办
〔2016〕50号
中共石狮市委办公室 石狮市人民政府办公室关于印发《石狮市全面推进农村土地承包经营权确权经营权登记颁证工作实施方案》的通知
20160602
1--
石狮市农村土地承包经营权确权登记颁证工作领导小组
狮确权[2016]1号
关于印发《石狮市农村土地承包经营权确权登记颁证工作考评方案》的通知
20161017
6---
92--100
附表9:备考表样式
备 考 表
卷内情况说明:
立卷人:
检查人:
立卷时间: 年 月 日
石狮市档案局 2016年11月23日印发
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